L'assistant ou l'assistante administrative :

• assure le secrétariat du service animation de LE&C Grand Sud
• assure le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document...)
• transmet les informations (e-mail, notes, fax...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon les besoins de l'association.
• Recueil des éléments permettant les déclarations (annuelles, séjours, activités accessoires...)
• Suivi et contrôle des fiches complémentaires demandées par Jeunesse et Sports relatives au bon fonctionnement de chaque structure dans le logiciel TAM (téléprocédure des accueils de mineurs) et AIA (Aucune Identité Applicable)
• Suivi et enregistrement des contrôles PMI
• Réalise des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme de document (CLAS, TLPJ, VVV, demande de subvention CAF...)
• Gère la correspondance de la direction et du service animation aux partenaires (collectivités, institutionnels )
• Prépare les courriers de déclarations d'ouvertures ou de reprises de structures auprès de la SDJES, Conseil Départemental et en assure le suivi
• Assure la prise de RV et la MAJ des tableaux de suivi avec les partenaires (collectivités, partenaires institutionnels ), demande d'habilitation CAF PRO
• Assure l'organisation matérielle des réunions : AG, CA, directeurs, ... (réservations de salles, outils, boissons, ...)
• Mise à jour des coordonnées des structures et des collectivités
• Réservation salles, transports, repas...
• Relecture, mise en page et tirage final des réponses et transmission au service administratif
• Appui de la personne en charge du dossier de réponse à l'appel d'offres