Mission
Assistant(e) Technique Administration
Prise de poste en CDD: dès que possible
12 mois
Assistant/ Assistante technique
Spécialité : Administration
POSTE OCCUPE EN CFA
Position dans la structure : Sous l’autorité du Directeur du CFA
1- Domaine Activité : Organisation, Gestion et circulation de l’information
- Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
- En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
- Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
- Effectue et organise le classement.
- Vérifie la réalisation des actions à mener, effectue les relances nécessaires.
- Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés au sein de l’établissement.
- Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : Prépare l’ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.
- Suit, le cas échéant, l’agenda de son responsable hiérarchique, gère ses prises de rendez-vous et organise ses déplacements.
Finalité : Assurer la circulation de l’information, la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation
2-Domaine Activité : Organisation administrative et logistique
- Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements…
- Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
- Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
- Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en œuvre et respect.
- Assure la gestion administrative des formations continues.
- Participe au suivi des conventions, contrats d’apprentissage, prestations et subventions.
- Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur.
- Participe à un ou plusieurs processus liés à l’activité de sa structure : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
- Élabore des tableaux de bord de suivi, des échéanciers, des états statistiques.
Finalité : Contribuer au respect des règles et procédures administratives et à l'adaptation des moyens.
3-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion
- Contribue aux actions d’information et de communication de l’Association
- Participe au développement des bonnes pratiques et à leur mutualisation au niveau régional et au sein du réseau BTP CFA
- Contribue à toute action de développement et de promotion.
Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement.
Profil
Rémunération et avantages
- Rémunération mensuelle brute entre 1900 et 1990 euros selon l'expérience
Rémunération sur 12,8 mois
6 semaines de congés payés
- Transport en commun pris en charge à 75% par l'employeur
- Mutuelle d'entreprise prise en charge à 75% par l'employeur
- Epargne salariale
Pré requis
- Être titulaire d'un diplôme de niveau 4 exigé (niveau 5 souhaité)
- Expérience d’au moins 2 ans dans la fonction, notamment en PME
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels
- Polyvalence
- Excellentes capacités de communication et de dialogue – empathie
- Rigueur, discrétion
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus