CFA-CFPPA de l'Hérault (Béziers-Pézenas-Montpellier)

Objectifs du poste Les fonctions sont exercées sous  la responsabilité du chef d’établissement et par délégation du responsable de site. Le-la secrétaire accueille les publics, les renseigne et les oriente. Il/elle est le premier interlocuteur des contacts du CFA et du CFPPA. Il/elle assure le suivi et l’accompagnement des dossiers administratifs des  apprenants dans le respect des procédures qualité, des prescripteurs et des financeurs. Missions 1 - Accueil: Assurer l’accueil physique et téléphonique : réception, écoute des demandes, prend en compte les demandes, les traite ou les transmet à la personne concernée Renseigner sur les formations Orienter vers le référent pédagogique pour les questions pédagogiques Saisir sur Yparéo les demandes de formations et les informations administratives des apprenants Tenir à jour le tableau des contacts Assurer le secrétariat demandé par la direction ou par l’ensemble du personnel dans les activités définies. Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer 2 – Suivi des formations courtes du CFPPA Assurer le suivi administratif des formations courtes : montage dossiers administratifs : devis, conventions financières, convention de  formation, courriers, attestations de formations, suivi des états de présence, livret stagiaire, facturation des prestations. Assurer relation avec les financeurs, les entreprises... Saisies sur les plateformes des financeurs : CPF, VIVEA… Assurer l’enregistrement des données jusqu’à la facturation des prestations Veille sur le respect des procédures et outils qualité 3 – Suivi administratif de la formation auxiliaire spécialisé vétérinaire Assurer l’enregistrement des données jusqu’à la facturation sur la Base EVA Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre, les classer et les archiver si nécessaire Réaliser les courriers, tableaux de suivi, convocations, Gérer l’assiduité des apprenants (émargements, suivi des absences, accidents, ruptures). suivi des absences… Assurer la  relation avec APForm Organiser les journées d’informations collectives, la journée d’accueil